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益思

2019/05/28 10:15
如何經營董事會──破解董事會三大迷思(下)

益思科技法律事務所
劉承愚律師
本文刊登於月旦會計實務研究月刊201810 (10)

貳、 董事長要主導議題的討論?

  「這個投資案對於本公司的發展很重要,收購A公司之後,可以整合上游的供應商,……」董事會中,主席滔滔不絕地對提案內容進行說明,這個場景,是許多公司董事會的常態。擔任董事長的人,許多是開疆拓土、雄才大略的英雄,雄辯滔滔、口才辨給者亦所在多有,他們認為天下事抬不過一個「理」字,在主持會議時,有時候會迷失在「以理服人」的自信中,反而容易造成會議的衝突及延宕。

  在一個民主社會,最基本的機制就是開會。我國雖然號稱為民主國家,但是公民教育並不成功,人民對於如何開會,多是一知半解。內政部在六十幾年前編訂的「會議規範」 ,是為推動地方自治以施行民主化所做的基本功課,在物資匱乏的年代,一個學校或機關可能發個幾本做為參考之用,很少人見過完整的紙本;但在網路資源盛行的現代,內政部已將全文上 傳 ,任何人幾可不費吹灰之力,即可上網下載得之。從「會議規範」的內容可得知,擔任會議主席的基本原則如下:

一、主席之地位:主席應居於公正超然之地位,嚴格執行會議規則,維持會議和諧,使會議順利進行(會議規範第16條)。

二、主席之發言:主席對於討論事項,以不參與發言或討論為原則,如必須參與發言,須聲明離開主席地位行之(會議規範第18條第1項)。

三、主席之表決權:主席以不參與表決為原則(會議規範第19條第1項)。

我國公司法第208條第3項前段規定,董事長為董事會主席。從前述規定來看,董事長擔任董事會主席時,原則上是處於中立的地位,是嚴格執行會議規則來「主導議程」,而不是以發言來「主導議題」,也就是一個「裁判」的角色。不過,一般董事會實際開會過程中,當一個提案有爭議時,時常看到董事長並未離開主席地位,直接就討論事項進行發言或參與討論,「裁判」同時兼任了「球員」,對於有相異見解的董事而言,當然會覺得不公平,有時候個人情緒也就因而產生甚至爆發。

  因此,筆者建議董事長們,可以在會議前即安排至少一位對於提案有深入了解的董事或經理人(列席),在提案進入討論時,指揮其發言,董事長只要掌控議事程序的進行,適時停止討論、休會或逕付表決,不需要自己下場和出席的董事或列席的監察人爭論,如此一來,董事長即可在會議中只主導議程,處於超然的地位來掌控全局。至於表決,雖然說主席以不參與表決為原則,但會議規範第19條亦規定:「主席於議案表決可否同數時,得加入可方,使其通過;或不加入,而使其否決,但有特別規定之表決人數者,從其規定(第2項)。主席於議案之表決,可否相差一票時,得參加少數方面,使成同數以否決之(第3項)。」在必要的時候,董事長仍然可以做出關鍵性的決定,不會因為議事中立而受到影響。

參、 董事會議事錄應詳實記載議事發言?

  「律師,公司收到某董事寄來的存證信函,說董事會議事錄沒有把他的發言寫清楚,要告我們偽造文書,怎麼辦?」執業多年,時常被詢問類似的問題,甚至看到某些公司的董事會議事錄,為了配合董事的要求,將其發言一字一句寫出來校訂。究竟公司應該如何作成董事會議事錄呢?

  首先來看董事會議事錄的性質,司法實務上,認定董事會議事錄屬於「業務上所作成之文書 」。與此相關的法令主要有三:

一、刑法第215條規定:「從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。」本條的構成要件為「明知為不實之事項」、「登載於其業務上作成之文書」及「足以生損害於公眾或他人」,如果只是如同上述,沒有詳細記載董事的發言,恐難以該當「明知為不實之事項」及「足生損害於公眾或他人」這兩個要件。

二、公司法對於董事會議事錄的規定,僅要求記載「議事經過之要領及其結果」,至於何謂「議事經過之要領」,主管機關亦表明其「屬具體個案事實認定之範疇,應個案視其情節判斷」,並未制定統一的認定標準。

三、金融監督管理委員會所制定之公開發行公司董事會議事辦法第17條,對於董事會議事錄應詳實記載的方式,在討論事項及臨時動議,僅需記載「發言摘要」,並未要求逐字逐句記載。

  從上述法令的規定觀之,公司在作成董事會議事錄時,只要將出(列)席人員發言的內容擇要記載,基本原則為有發言就要記載、不要將反對寫為贊成、有提意見就不能寫為無異議、提出修正案或臨時動議時一定要記載,就不會有議事錄記載不實的問題。董事會議事錄只要做到將發言要領記載下來,就已經是經營團隊很重要的參考,並不需要將議事錄作成董事語錄,每位發言者並不都是演說家,逐字稿的記載方式反而容易失焦。

肆、 掌握要領使董事會成為經營團隊的助力

  董事長是法定的董事會主席,經營董事會的靈魂人物,如果能看清楚三個要則,即:一、董事會開會不是為討論提案而是為取得決議;二、董事長主持會議不是主導議題而是主導議程;三、董事會議事錄的重點不在詳細而在於記載要領。在相關幕僚人員的協助下,做好「會前溝通」、「主導議程」及「紀錄簡明」三項工作,將可收到事半功倍之效,使董事會議不再是令人困擾的問題。

 

如何經營董事會──破解董事會三大迷思(上)(下)   


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由 劉承愚律師 發表於 生技醫材暨創業投資 | 引用 (0) | 閱讀(327)
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